採用バックオフィスの仕事とは

今回は重要だけどなかなか光が当たりにくい、採用バックオフィスのお話しです。
「バックオフィス」と言われてどんな業務を思い浮かべますか？簡単にいえば会社の裏側を支える仕事全般を指します。

一般的に思い描かれるのは営業事務、一般事務、総務、人事、経理などでしょう。なんとなくPCの前で何かしらデータを入力したり資料を作成したりしているイメージかと思います。

実際の業務内容は会社によって変わりますし、会社の規模が大きい場合は業務が細分化されそれぞれの部署で担当しますが、規模の小さな会社になると部署の概念がなくあれもこれもと業務負担が大きくなります。

では「採用バックオフィス」と言ったら幅が狭くなるのでイメージしやすくなるでしょうか？

採用バックオフィスの業務内容

採用業務を知らない方からするとこう想像するのではないでしょうか。

確かに業務が細分化された大きな企業ではそれくらいで済むこともありますが、少人数で採用を行っている企業では、応募者は少ないものの上記で想像した業務の何倍もやることが増えます。

では業務が細分化されていない規模の小さな会社のバックオフィス業務の流れを見てみましょう。

1. 応募者対応・書類選考

応募がきたら面接に進めるかどうかの書類選考を行うため、採用面接従事者や部署の責任者に選考してもらうための下準備をまず行います。

• システムを利用していれば応募者のデータ入力とステータス設定
• 履歴書・職務経歴書をルールに沿って整える（リネーム、一つのPDFにまとめる）
• 書類を所定のフォルダに入れる
• 回答の期日設定を行い担当者へ依頼
• 進捗確認・リマインド
• 応募者へ合否通知

2. 一次〜最終面接の日程調整と面接実施

• 面接官の選定と候補日程をピックアップ
• 応募者と日程調整
• スケジュール管理、会議室の予約やオンライン面接のURL発行
• 面接官へ選考基準の共有
• 面接実施（面接官・応募者どちらかが入室しなかった場合の連絡窓口）
• 面接評価の提出や合否の追いかけ

3. 合否

• オファーレター・内定通知書の作成・送付
• 内定後面談の設定
• 内定受諾・辞退の回答回収

4. 内定受諾後

• 雇用契約書・労働条件通知書のドラフト作成
• 入社に必要な書類の回収
• 社会保険・雇用保険・住民税の手続き
• 入社当日に関する案内の送付
• 入社までの問い合わせ対応

その他

• 求人票の作成
• エージェントの選定
• 導入したシステムの設定や作業マニュアル作成

応募から入社まで一貫して関わっていること、思ったよりも業務量が多いこと、採用活動を裏側から支えてスムーズに進めるためには必要不可欠なポジションであるというのがお分かりいただけたかと思います。

適性

こんなにも多岐に渡る業務を行うには相当のスキルが必要なのではないか？と思われるかもしれませんが、「早く」「正確に」対応し「ちょっとした気遣い」を忘れないということが大切です。

最初から全てができなくとも意識して行うことで身に付くスキルです。

逆にスキルは関係なく、その人のもつ特性上、ストレスになってしまうこともあります。スタッフをアサインする場合には参考にしてみてください。

やりがい

綿密な計画も大事ですが、「採用バックオフィス」の業務をいかに早く・正確に・丁寧に行うことが採用の成功に繋がる鍵になります。

決して派手ではないし日の目を浴びることは少ないですが、自身の業務が成功につながっているということは、応募時から関わっている方が入社日を迎えた時に実感できます。その時の達成感と感動はなかなか味わえない喜びがあります。

面接のスキルはまだ身についてないけど採用に関わりたいという方や、毎日のルーティン作業が苦にならない、正確性には自信がある！という方はぜひチャレンジしてみるのはいかがでしょうか。

最後に

人は増やせないけどバックオフィス業務が増えてしまった、という企業様にぜひオススメしたいのが「採用OS」です。

構造化された仕組みの中でスムーズに処理ができ、AIがサポートしてくれるので効率がぐっと上がります。効率アップにより創出した時間は応募者とのコミュニケーションに充てたり、新しい施策を試したりすることもできます。残業時間が減り、ワークライフバランスに取り組んでいる会社として打ち出せるかもしれません。