スプレッドシートで採用管理をしている会社が、知らずに損していること

採用管理をどうやっていますか？と聞くと、多くの会社から返ってくる答えがスプレッドシートで管理しています、です。シンプルで使い慣れたツールだし、コストもかからない。最初のうちはそれで十分まわります。ただ、採用活動を続けていくうちに、じわじわと問題が出てきます。

スプレッドシートで採用管理をすることの何が問題か

スプレッド自体が悪いわけではありません。問題は、採用という業務の性質とスプレッドシートの相性にあります。

採用は、応募者とのメールのやり取り、面接官への連絡、評価コメントの共有、日程調整など、多くの情報が複数の場所に分散しやすい業務です。スプレッドシートはあくまで表を管理するツールなので、こうした情報の流れを一本化することができません。

これが情報の分散です。採用担当者一人がすべてを把握していれば辛うじてまわりますが、担当者が休んだり辞めたりした瞬間に、引き継ぎができなくなります。

担当者が変わると、採用はゼロからやり直しになる

スプレッドシート管理の最大のリスクは、採用のノウハウが個人の中にしか蓄積されないことです。

このエージェントからは質の高い候補者が来る、このポジションはこのチャネルで採れた、この面接官の評価は厳しめだから補正が必要。こういった知見は、長く採用を担当してきた人の頭の中にあります。スプレッドシートには入っていません。

担当者が変わると、こうした暗黙知はすべて失われます。新しい担当者はまたゼロから試行錯誤を繰り返すことになる。採用のたびに同じ失敗をして、同じコストをかける。これが多くの会社で繰り返されています。

データが蓄積されても、活用されない

スプレッドシートで何年も採用管理をしていると、膨大なデータが蓄積されます。何人応募して、何人が面接に進んで、何人が内定を受諾したか。

ただ、そのデータは記録としてあるだけで、分析に使われることはほとんどありません。どのチャネルからの応募者が最終的に採用されているか、どのフェーズで候補者が離脱しているか。こうした問いに答えようとした瞬間、スプレッドシートでは手作業での集計が必要になり、誰もやらなくなります。

データはあるのに、次の採用に活かされない。これがスプレッドシート管理の本質的な問題です。

「うちは小規模だからこれで十分」という会社へ

採用人数が年間数名程度であれば、スプレッドシートでも十分まわります。問題が顕在化するのは、採用が本格化したタイミングです。

採用目標が増えた、複数のポジションを同時に採用することになった、採用担当者が増えてチームで動くことになった。こういったタイミングで、スプレッドシート管理の限界が一気に露呈します。

そのときになって慌てて仕組みを整えようとしても、すでに情報は散らばり、ノウハウは属人化し、データは使えない状態になっています。採用が本格化する前に仕組みを整えることが、結果的に最も効率的です。

ツールを変える前に、まず何を管理するかを決める

スプレッドシートの限界を感じた会社が次に取る行動として、ATSの導入があります。ただ、ツールを変えただけでは問題は解決しません。

何を管理するか、どういう粒度でデータを入れるか、誰がどう使うか。これが決まっていないままATSを入れても、使われないまま終わるか、スプレッドシートと同じ使い方をするだけになります。

ツールの前に設計が必要です。自社の採用活動において何が課題で、どんな情報を蓄積して、それをどう次に活かすか。この設計ができて初めて、ツールが機能します。

まとめ

採用が小規模なうちに仕組みを整えておくことが、長期的には最も効率的です。まず何を管理するかを設計することから始めてみてください。